YLEISET TOIMITUS- JA SOPIMUSEHDOT
amepa Oy — sovelletaan elinkeinonharjoittajien välisiin sopimuksiin.
Toimialakohtaiset täsmennykset annetaan erillisissä liitteissä.
Versio: v1.0 — 22.03.2021 | Päivitetty: v2.0 — 15.05.2026
I — Perusasiat
§1.1 Soveltamisala
Näitä ehtoja sovelletaan amepa Oy:n (jäljempänä ”toimittaja”) tarjoamiin palveluihin niiden toteutusmuodosta riippumatta — sekä kertaluontoisiin toimituksiin että jatkuviin palveluihin. Toimialakohtaiset täsmennykset annetaan erillisissä liitteissä, jotka muodostavat näiden ehtojen osan: AV-erityisehdot sekä IT-erityisehdot.
Edustusehdot sovelletaan Hippotizer-mediapalvelinjärjestelmien ja muun erikoistuotemyynnin osalta.
Ehtoja sovelletaan ainoastaan elinkeinonharjoittajien välisiin sopimuksiin. Kuluttajansuojalain soveltamisalaan kuuluvissa tilanteissa sovelletaan erikseen kirjallisesti sovittavia ehtoja.
§1.2 Sopimuksen syntyminen ja muoto
Sopimus syntyy, kun tilaaja hyväksyy toimittajan tarjouksen kirjallisesti tai kun toimittaja vahvistaa tilauksen. Suullisesti tehdyt muutokset tai lisäykset eivät sido toimittajaa, ellei niitä ole kirjallisesti vahvistettu. Kirjalliseen muotoon rinnastetaan sähköposti ja muu tekstimuotoinen viestintä, josta osapuolten henkilöllisyys on todennettavissa.
Tarjous on voimassa välimyyntivarauksin. Mikäli tarjouksen kohteena oleva rajallinen resurssi — kuten tietty kalustoyksikkö, demolaitteen vuokrausjakso tai resurssiriippuvainen henkilöstö — on ehditty sitoa toiselle tilaajalle ennen tarjouksen hyväksymistä, tarjous raukeaa siltä osin. Toimittaja ilmoittaa tilanteesta viipymättä ja tarjoaa mahdollisuuksien mukaan vaihtoehtoista ratkaisua.
Tarjousta ei voida yksipuolisesti pilkkoa osiin. Tilaaja hyväksyy tarjouksen kokonaisuudessaan tai jättää sen hyväksymättä. Mikäli tilaaja haluaa tilata vain osan tarjouksen kohteesta, asiasta neuvotellaan erikseen ja toimittajalla on oikeus tarkistaa hinnoittelua, sillä kokonaisuudelle laskettu hinta ei välttämättä päde osakokonaisuuksiin.
§1.3 Sopimusehtojen etusija
Näitä ehtoja sovelletaan kaikissa toimittajan ja tilaajan välisissä sopimussuhteissa, ellei kirjallisesti ole erikseen toisin sovittu. Yksilöllisesti sovitut ehdot — kuten tilausvahvistus, tarjouksessa erikseen mainitut ehdot tai erillinen palvelusopimus — menevät näiden yleisten ehtojen edelle siltä osin kuin ne määräävät asiasta toisin. Toimialaliite menee yleisten ehtojen edelle omalla alaltaan; yksilöllinen sopimus menee toimialaliitteen edelle.
Tilaajan omat osto-, hankinta- tai yleiset sopimusehdot eivät sido toimittajaa, vaikka niihin olisi viitattu tilauksessa, tilausvahvistuksessa tai muussa asiakirjassa. Tilaajan omien ehtojen soveltaminen edellyttää toimittajan nimenomaista kirjallista hyväksyntää; pelkkä tilauksen vastaanottaminen, työn aloittaminen tai laskun lähettäminen ei merkitse hyväksyntää.
II — Hinnoittelu ja laskutus
§2.1 Hinnoittelun perusteet
Tarjouksessa ilmoitetut hinnat ovat voimassa tarjouksessa mainitun ajan, ellei erikseen ole mainittu. Hintoihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero.
Hinnoittelu voi olla tunti-, päivä-, keikka- tai kiinteähintainen, ja kustakin sovitaan tarjouksen tai tilausvahvistuksen yhteydessä. Mikäli tarjouksessa ei ole sovittu hintaa erikseen, sovelletaan amepan voimassa olevaa hinnastoa.
Tuntiveloitus ja työtasot
Tuntiveloitus määräytyy toimenkuvan ja tehtävän laadun mukaan. Työtasot käsittävät muun muassa varasto- ja logistiikkatyön, asennus- ja keikkatyön, ohjelmointi- ja kehitystyön, suunnittelu- ja CAD-työn sekä asiantuntija- ja konsultointityön. Kunkin työtason veloitus ilmoitetaan tarjouksessa, tilausvahvistuksessa tai amepan voimassa olevassa hinnastossa.
Päivä- ja keikkalaskutus
Mikäli palvelu on hinnoiteltu päivä- tai keikkaperusteisesti, hinta kattaa enintään 12 tuntia työaikaa keikkaa kohti. Lyhyemmät päivät kompensoivat tavanomaisesti pidempiä. Tämän ylittävä aika laskutetaan tuntiperusteisesti voimassa olevan veloituksen mukaisesti tai erikseen sovituin ehdoin.
Poikkeukselliset työajat
Poikkeuksellisten työaikojen kuten yötyön, viikonlopputyön tai pyhätyön mahdollisesta lisäkorvauksesta sovitaan tarjouksen tai tilausvahvistuksen yhteydessä.
Minimiveloitus
Toimenpiteen minimiveloitus on asiantuntija-, suunnittelu- ja korjaustyössä yksi (1) tunti. Keikka-, asennus- ja kenttätyössä minimiveloitus on neljä (4) tuntia. Minimiveloitus koskee jokaista erillistä toimenpidettä tai työvaihetta.
Aloitusmaksu
Yksittäisistä, lyhyistä ja muusta toimeksiannosta erillisistä toimenpiteistä (esimerkiksi yksittäinen korjaus, lyhyt etätuki tai pieni suunnitelmamuutos) veloitetaan 50 euron aloitusmaksu työajan veloituksen lisäksi. Aloitusmaksu kattaa toimenpiteen vastaanottamisesta, kirjauksesta ja laskutuksesta aiheutuvan hallinnollisen työn. Aloitusmaksua ei veloiteta osana laajempaa toimeksiantoa tai jatkuvaa palvelua tehdyistä yksittäisistä työvaiheista.
Sopimuksen perusteena olleet hinnoitteluoletukset
Mikäli sovittu hinta perustuu työn luonnetta, laajuutta tai tehtävän laatua koskeviin oletuksiin — kuten työtasoa koskevaan luokitukseen, sopimuskumppanuuteen perustuvaan alennukseen tai muuhun erityishinnoitteluun — ja työn todellinen sisältö osoittautuu poikkeavan näistä oletuksista olennaisesti, toimittajalla on oikeus laskuttaa poikkeavalta osalta voimassa olevan hinnaston mukaisesti. Poikkeamasta ja sen vaikutuksesta laskutukseen ilmoitetaan tilaajalle kohtuullisessa ajassa ennen lisätyön aloittamista.
§2.2 Matka-aika ja matkakorvaukset
Toimittaja käyttää kotimaan toimituksissa pääsääntöisesti omaa ajoneuvoaan, sillä työkalut, kalusto ja toteutuksen aikataulu edellyttävät joustavaa liikkumista. Kilometrikorvauksen perusteena käytetään 0,70 €/km, ellei toisin ole sovittu. Kilometrikorvaus kattaa tavanomaiset lisät kuljetetuista henkilöistä, työkaluista ja kalustosta.
Matka-ajan veloitus
Tuntilaskutuksen yhteydessä matka-ajasta veloitetaan kotimaassa 100 % voimassa olevasta tuntiveloituksesta silloin, kun matka tehdään samana päivänä kuin laskutettavaa työtä; matka on tällöin osa työpäivää. Erillisistä matkapäivistä, joina työtä ei tehdä mutta toimittajan henkilöstö on sidottu toimituspaikalle (esimerkiksi kiertueen siirtymäpäivät), veloitetaan 50 % tuntiveloituksesta. Päivä- ja keikkalaskutuksen yhteydessä matka-aika sisältyy pääsääntöisesti hintaan.
Erityiskuljetukset
Mikäli toimitus edellyttää erityiskuljetuksia, raskaan kaluston siirtoa tai tilaajan toivomusta käyttää jotain tiettyä kuljetusmuotoa, näistä sovitaan tarjouksen tai tilausvahvistuksen yhteydessä erikseen. Toimitukseen kuuluvan kaluston ja vuokrauskaluston kuljetuksesta tilaajan osoittamaan paikkaan ja takaisin vastaa tilaaja, ellei toisin ole sovittu; kuljetuskustannukset ilmoitetaan tarjouksessa tai laskutetaan toteutuneen mukaan.
Ulkomaan toimitukset
Ulkomaan toimituksissa noudatetaan ulkomaanpäiväraha-asetusta, ja tilaaja vastaa mahdollisista viisumi-, vakuutus- ja matkustusasiakirjoihin liittyvistä kuluista. Kotimaan toimituksissa päivärahat sisältyvät pääsääntöisesti laskutushintaan erityisesti päivä- ja keikkalaskutuksen yhteydessä, ellei erikseen ole toisin sovittu.
§2.3 Maksuehto ja viivästys
Maksuehto on 7 vuorokautta netto. Viivästyskorko määräytyy korkolain mukaan. Mikäli tilaajan maksut ovat viivästyneet, toimittajalla on oikeus pidättyä jatkotoimituksista kunnes avoinna olevat saatavat on suoritettu.
Toimittajalla on oikeus laskuttaa kertyneet palkkiot ja kulut kuukauden välein, ellei toisin ole sovittu. Pitkissä toimituksissa ja jatkuvissa palveluissa sovelletaan tarjouksessa tai erillisessä sopimuksessa sovittua laskutusrytmiä.
§2.4 Ennakkomaksu ja vakuus
Toimittajalla on oikeus edellyttää ennakkomaksua tai vakuutta sopimuksen vastaanottamisen, sen jatkamisen tai sopimuskauden aikana täydentämisen ehtona seuraavissa tilanteissa:
— Tilaaja on uusi sopimuskumppani, jolla ei ole aiempaa maksuhistoriaa toimittajan kanssa
— Tilaajan luottoluokitus on Suomen Asiakastieto Oy:n rekisterissä RL3 tai alhaisempi taikka tilaajalla on muita merkintöjä maksuvaikeuksista
— Tilaaja laiminlyö tähän tai toiseen toimittajan kanssa solmittuun sopimukseen perustuvaa maksuvelvollisuuttaan
— Sopimuksen kokonaisarvo on olennaisen suuri suhteessa aiempaan sopimushistoriaan
— Toimituksen toteutus edellyttää toimittajalta merkittäviä etukäteen sidottavia kustannuksia (esimerkiksi kolmannen osapuolen kalustovuokrat, lisenssit tai alihankinta)
Tämän lisäksi toimittajalla on harkintansa mukaan oikeus pyytää ennakkoa, mikäli on perusteltua syytä epäillä tilaajan kykyä suoriutua maksuvelvoitteistaan. Ennakon määrä suhteutetaan arvioituun sopimushintaan ja sidottaviin kustannuksiin. Saadut ennakot eritellään laskussa.
§2.5 Pidätysoikeus aineistoon
Mikäli tilaajan maksu viivästyy, toimittajalla on oikeus pidättyä luovuttamasta tilaajalle toimeksiantoon liittyvää aineistoa — mukaan lukien lähdekoodi, konfiguraatiotiedostot, suunnitelmat, CAD-piirrokset, show-tiedostot, dokumentaatio ja muu vastaava aineisto — kunnes avoinna oleva saatava on suoritettu kokonaisuudessaan.
Edellä mainittu pidätysoikeus ei kohdistu aineistoon, jonka toimittaja on kentällä tehdyn työn yhteydessä jo luovuttanut tilaajan käyttöön ennen laskutusta, eikä kriittisissä tilanteissa aineistoon, jonka pidätys aiheuttaisi suhteettoman vahingon tilaajan toiminnalle. Tällaisissa tilanteissa toimittaja noudattaa kohtuullisuusperiaatetta ja sopii tilaajan kanssa erikseen aineiston luovutuksesta ja viivästyneen saatavan järjestelystä.
III — Toimituksen perusteet
§3.1 Aikataulu ja informaation toimitus
Tilaaja vastaa siitä, että toimituksen suunnittelulle ja toteutukselle on varattu riittävästi aikaa. Toimittaja ilmoittaa tarjouksessa tai tilausvahvistuksessa, mihin mennessä tarvittavat lähtötiedot, suunnitelmat, piirustukset, kulkuluvat ja muut toimitusta koskevat asiakirjat on toimitettava. Tämän määräajan jälkeen tehdyt muutokset ja lisäykset käsitellään muutostyönä.
Suunnitelmien ja teknisten ratkaisujen revisioiden määrää ei lukita ennalta. Toimittaja huomioi käytännön työn luonteen ja sen, että muutoksia tulee usein vielä toteutuksen kuluessa tai sen jälkeen. Mikäli muutokset edellyttävät kuitenkin merkittävää uudelleensuunnittelua, lisätyö laskutetaan erikseen.
Kaikki toimitusta koskeva olennainen viestintä tapahtuu kirjallisesti todennettavassa muodossa, kuten sähköpostitse, jaetussa tiedostopalvelussa (esim. Dropbox, vastaava) tai muulla osapuolten kesken sovitulla tekstipohjaisella kanavalla. Suullisesti annetut ohjeet, hyväksynnät tai muutokset eivät sido toimittajaa, ellei niitä ole kirjallisesti vahvistettu.
§3.2 Tilaajan myötävaikutusvelvollisuus
Tilaaja vastaa antamiensa teknisten tietojen, lähtötietojen ja toiminnallisten määrittelyjen oikeellisuudesta. Toimittaja ei vastaa vääristä tai puutteellisista lähtötiedoista aiheutuneista viivästyksistä, kustannuksista tai vahingoista.
Tilaajan myötävaikutusvelvollisuuteen kuuluu lisäksi se, että toimituksen edellyttämät käyttöoikeudet, pääsyt, lisenssit, kulkuluvat ja vastaavat järjestelyt ovat toimittajan käytettävissä sovitussa ajassa. Toimialakohtaiset täsmennykset annetaan erillisissä liitteissä.
§3.3 Alihankkijoiden käyttö
Toimittajalla on oikeus käyttää alihankkijoita toimituksen toteuttamisessa. Alihankkijoiden valinnassa noudatetaan samoja kriteerejä kuin toimittajan omassa toiminnassa, mukaan lukien tilaajavastuulain (1233/2006) mukaiset velvoitteet ja salassapito. Toimittaja vastaa alihankkijoidensa työstä kuin omastaan.
Tilaajalla on oikeus pyynnöstä saada selvitys toimituksessa käytettävistä alihankkijoista, mikäli hankinnan luonne tai tilaajan oma compliance-velvoite sitä edellyttää.
IV — Vastuu ja vakuutukset
§4.1 Vastuun rajoitus
Toimittajan vastuu rajoittuu korkeintaan kyseisen sopimuksen arvoon. Toimittaja ei vastaa missään olosuhteissa välillisistä vahingoista, mukaan lukien mutta ei rajoittuen saamatta jäänyt voitto, tuotannon keskeytyminen, datan tai tiedostojen menetys, maineeseen liittyvät vahingot tai kolmansille osapuolille aiheutuneet kulut.
Vastuun rajoitus ei koske tilanteita, joissa vahinko on aiheutettu tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella, eikä se rajoita pakottavan lainsäädännön mukaista vastuuta.
§4.2 Vastuuvakuutus
Toimittajalla on voimassa oleva toiminnan vastuuvakuutus, jonka korvauksen enimmäismäärä henkilö- ja esinevahingossa on 1 000 000 euroa vahinkotapahtumaa kohden. Vakuutus on voimassa Euroopassa.
Toiminnan vastuuvakuutuksen lisäksi toimittajalla on käsiteltävänä olevan omaisuuden vastuuvakuutus, kybervakuutus sekä IT-yrityksille suunnattu konsulttivastuuvakuutus, joka kattaa toimittajan suunnitelmissa, laskelmissa, neuvoissa, ohjeissa ja asiantuntijatyössä mahdollisesti olevista virheistä aiheutuneet varallisuusvahingot. Tarkemmat vakuutusmäärät, voimassaoloalueet ja ehdot ilmenevät vakuutuskirjasta, joka toimitetaan tarvittaessa erikseen.
Tilaajan tulee huolehtia oman toimintansa, kalustonsa, tilojensa ja sisältöjensä asianmukaisesta vakuuttamisesta. Mikäli tilaajan kaluston, tilojen tai aineiston arvo ylittää toimittajan käsiteltävän omaisuuden vakuutuksen kattaman määrän, tilaajan vastuulla on järjestää tarvittava lisävakuutusturva.
§4.3 Ylivoimainen este
Toimittaja ei vastaa viivästyksestä tai suorittamatta jäämisestä, joka johtuu toimittajan vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella olevasta esteestä. Ylivoimaiseksi esteeksi katsotaan muun muassa luonnonmullistus, tulipalo, sota, kapina, yleinen liikennehäiriö, viranomaispäätös, työtaistelutoimenpide, laajamittainen sähkö- tai tietoliikennekatko, pandemia, kolmannen osapuolen pilvi- tai verkkopalvelun merkittävä häiriö tai muu vastaava odottamaton tapahtuma.
Mikäli ylivoimainen este jatkuu yli kolmekymmentä (30) vuorokautta, kummallakin osapuolella on oikeus purkaa sopimus ilman vahingonkorvausvelvollisuutta. Toteutuneet kulut veloitetaan aina.
Tätä pykälää sovelletaan sekä kertaluontoisiin toimituksiin että jatkuviin palveluihin. Mikäli jatkuva palvelu puretaan ylivoimaisen esteen perusteella, jo laskutettua ennakkokautta ei palauteta toteutuneen palvelun osalta, ja datan luovutusvelvoite säilyy IT-liitteen mukaisesti.
V — Oikeudet ja luottamus
§5.1 Immateriaalioikeudet
Toimittajalle kuuluvat kaikki immateriaalioikeudet sen tuottamaan suunnittelu-, ohjelmointi-, konfiguraatio- ja dokumentaatioaineistoon, mukaan lukien mutta ei rajoittuen AV-suunnitelmat, CAD-piirrokset, show-tiedostot, ohjelmointimakrot ja lähdekoodi, palvelinkonfiguraatiot, skriptit sekä metodi- ja tekninen dokumentaatio. Tilaaja saa sovittua korvausta vastaan ei-yksinomaisen käyttöoikeuden lopputuotokseen sovittuun käyttötarkoitukseen.
Toimittaja säilyttää kaikissa tapauksissa oikeuden hyödyntää työssään käyttämiään pohjia, metodeja, ohjelmointiratkaisuja ja teknisiä toteutuksia muissa toimeksiannoissa. Eksklusiivisista käyttöoikeuksista tai oikeuksien siirrosta sovitaan erikseen kirjallisesti ja erillistä korvausta vastaan.
Toimittajan tilaajalle toimittamat suunnitelmat, piirrokset, lähdekoodi ja dokumentit sisältävät toimittajan luottamuksellista tietoa. Niiden käyttö on sallittua ainoastaan kyseisen toimeksiannon puitteissa. Kopiointi, jakelu tai käyttö muihin tarkoituksiin ilman toimittajan kirjallista lupaa on kielletty.
§5.2 Referenssioikeus
Jokainen toimittajan henkilöstöön kuuluva tekee referenssijulkaisuja koskevat ratkaisunsa itse, omalla nimellään ja omalla harkinnallaan. Toimittaja ei sensuroi henkilöstönsä julkaisuja, mutta ei myöskään ota niistä vastuuta — kukin vastaa itse siitä, että julkaisu noudattaa lakia, hyvää tapaa ja toimituksen luonteen edellyttämää kohtuullista pidättyvyyttä.
Toimittaja edellyttää ammattimaista harkintaa erityisesti tilanteissa, joissa julkaiseminen voisi vaarantaa toimituksen, sen osapuolet tai turvallisuusjärjestelyt. Tällaisia ovat muun muassa tapahtumaa edeltävän ajan julkaisut, kuvat kulkuluvista ja akkreditointitunnisteista sekä turvallisuusjärjestelyihin tai niiden yksityiskohtiin viittaava aineisto.
§5.3 Luottamuksellisuus ja tietojen käsittely
Osapuolet sitoutuvat pitämään salassa toisiltaan saamansa luottamuksellisen tiedon. Salassapitovelvollisuus on voimassa myös sopimuksen päättymisen jälkeen.
Mikäli toimittajalle tehtävänsä yhteydessä paljastuu tilaajan hallussa olevaa henkilötietoa tai muuta luottamuksellista aineistoa, toimittaja käsittelee sitä ainoastaan tehtävän edellyttämässä laajuudessa ja poistaa sen tehtävän päätyttyä. Mikäli käsittely on luonteeltaan tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa henkilötietojen käsittelyä tilaajan lukuun, osapuolet laativat erillisen käsittelysopimuksen (DPA).
Henkilötietojen käsittelystä toimittajan omassa toiminnassa määrätään erikseen julkaistussa tietosuojaselosteessa.
§5.4 Tekoälytyökalujen käyttö ja asiakasmateriaali
Toimittaja voi hyödyntää työssään tekoälypohjaisia työkaluja oman työnsä tehostamiseen samoin edellytyksin kuin muitakin teknisiä työkaluja. Asiantuntijavastuu lopputuotoksen oikeellisuudesta säilyy aina ihmisellä; työkalu ei muuta vastuusuhdetta.
Tilaajan luottamuksellista materiaalia ei syötetä ulkopuolisiin tekoälypalveluihin ilman tilaajan kirjallista suostumusta. Sisäisiin, paikallisesti operoitaviin tai sopimuksellisesti suojattuihin järjestelmiin, joissa data ei välity kolmansille osapuolille, tämä rajoitus ei kohdistu.
§5.5 Tavaramerkki
Sana ”amepa” on toimittajan Suomessa rekisteröimä tavaramerkki NCL(9)-luokituksen luokissa 35 (mainonta, liikkeenjohto, toimistotehtävät), 38 (kaukoviestintä) ja 42 (tieteelliset ja teknologiset palvelut, tutkimus ja suunnittelu). Tavaramerkki kohdistuu sanaan itseensä, ei yhtiömuototunnisteeseen ”Oy”. Muilla maantieteellisillä markkina-alueilla amepa esiintyy ™-merkinnällä, joka indikoi tavaramerkkivaadetta ilman paikallista rekisteröintiä. Tavaramerkin luvattomasta käytöstä, rekisteröinnistä tai harhaanjohtavasta jäljittelystä seuraa tavaramerkkilain mukainen vastuu — tällaiset tilanteet selvitetään ensisijaisesti rakentavalla yhteydenpidolla, mutta tarvittaessa oikeudellisin keinoin.
VI — Sopimuksen muutokset ja päättyminen
§6.1 Peruutusehdot
Tilauksen peruuttamisesta veloitetaan peruutuksen ajankohdasta riippuen seuraavasti:
— Yli 30 vuorokautta ennen työn alkamista: peruutus veloituksetta
— 14–30 vuorokautta ennen: 25 % sopimushinnasta
— 7–13 vuorokautta ennen: 50 % sopimushinnasta
— Alle 7 vuorokautta ennen: 100 % sopimushinnasta
Lisäksi kolmansien osapuolten jo vahvistetut kulut (kalustovuokrat, majoitus, matkat, alihankinnat, lisenssimaksut, palvelinvaraukset) veloitetaan täysimääräisinä riippumatta peruutuksen ajankohdasta.
Mikäli tilaaja siirtää työn uuteen ajankohtaan, siirrosta sovitaan erikseen. Toimittajalla ei ole velvollisuutta hyväksyä siirtoa, mikäli uusi ajankohta on operatiivisesti mahdoton.
Jatkuvien palveluiden irtisanomisesta ja päättämisestä määrätään IT-liitteessä.
§6.2 Suunnitelman muutokset ja kentällä tehtävät lisäykset
Toimituksen aikana tilaajan pyytämät suunnitelman muutokset ja lisäykset käsitellään muutostyönä, ja niistä aiheutuva lisätyö laskutetaan voimassa olevan veloituksen mukaisesti. Muutokseen sisältyvä mahdollinen kalusto-, lisenssi- tai alihankintakustannus veloitetaan toteutuneen mukaan.
Muutoksen toteuttaminen edellyttää tilaajan edustajan tai hänen valtuuttamansa henkilön kirjallista vahvistusta. Vahvistukseksi käy mikä tahansa todennettava tekstimuotoinen viestintä — esimerkiksi sähköposti, tekstiviesti tai pikaviestisovellus. Muodollinen sopimusasiakirja, leima tai todistus eivät ole tarpeen; riittää, että muutos voidaan jälkikäteen todentaa.
Toimittajalla on oikeus kieltäytyä muutoksen toteuttamisesta, mikäli se ei ole turvallisesti, ammatillisesti tai aikataulullisesti toteutettavissa, taikka mikäli se olennaisesti muuttaa toimituksen luonnetta. Kieltäytymisestä ilmoitetaan tilaajalle viipymättä, ja vaihtoehtoisesta toteutustavasta tai muutoksen siirtämisestä myöhemmäksi sovitaan tilannekohtaisesti.
§6.3 Resurssikonfliktit ja sopimuksen siirto
Toimittajan resurssit — henkilöstö, kalusto ja muu rajallinen kapasiteetti — allokoidaan operatiivisesti tarkoituksenmukaisella tavalla. Mikäli sopimuskauden aikana ilmenee tilanne, jossa toinen toimitus risteää olennaisesti aiemmin sovitun toimituksen kanssa siten, että molempien toteuttaminen sovituilla resursseilla ei ole mahdollista, toimittajalla on oikeus ehdottaa tilaajalle sopimuksen järjestelyä.
Käytännön ratkaisuja voivat olla muun muassa: vastaavan pätevyyden omaavan korvaavan henkilöstön käyttö, toimituksen aikataulun siirto yhteisesti sopien, toimituksen toteuttaminen muutetuilla resursseilla tai — viime sijassa — sopimuksen peruuttaminen yhteisesti sopien ilman peruutuskorvausta kummaltakaan osapuolelta. Käytännössä useimmat tilanteet ratkeavat järkevästi tuurausjärjestelyin ja yhteisellä aikatauluneuvottelulla — alalla toimivat ymmärtävät tilanteen, ja toimittaja pyrkii aina ensisijaisesti ratkaisuun joka palvelee kaikkia osapuolia.
Toimittaja ilmoittaa tilanteesta tilaajalle viipymättä ja vilpittömästi, ja sopii järjestelystä ennen kuin se vaikuttaa toteutukseen. Tämä pykälä ei oikeuta toimittajaa yksipuolisesti hylkäämään sovittua toimitusta vaan edellyttää aitoa neuvottelua ja kohtuullista ratkaisua, joka turvaa tilaajan asiallisen aseman. Tämä pykälä ei myöskään muodosta yleistä ulospääsyreittiä sopimusvelvoitteista vaan kohdistuu nimenomaisesti tilanteisiin, joissa kahden todellisen toimituksen resurssit risteävät.
§6.4 Reklamaatiot
Mahdolliset reklamaatiot on esitettävä kirjallisesti seitsemän (7) vuorokauden kuluessa toimituksesta tai palvelun suorittamisesta, muutoin suoritus katsotaan hyväksytyksi. Reklamaation on yksilöitävä väitetty virhe ja sen peruste. Epäselvissä tapauksissa osapuolet sitoutuvat neuvottelemaan asian selvittämisestä vilpittömässä mielessä.
Mikäli toimitus sisältää räätälöityä ohjelmointityötä tai ohjelmistoratkaisuja, reklamaatioaikaa voidaan tapauskohtaisesti pidentää kirjallisesti sovittavalla takuujaksolla. Mikäli takuujaksoa ei ole erikseen sovittu, sovelletaan edellä mainittua 7 vuorokauden aikaa. Takuujakson aikana toimittaja korjaa kohtuullisessa ajassa sen toimittamassa aineistossa havaitut toiminnalliset virheet, jotka eroavat olennaisesti sovitusta. Takuu ei kata virheitä, jotka johtuvat tilaajan tekemistä muutoksista, virheellisestä käytöstä, kolmannen osapuolen komponenteista tai käyttöympäristön muutoksista.
Jatkuvan palvelun yksittäistä laskua tai laskutuskautta koskeva reklamaatio on tehtävä tämän pykälän mukaisesti seitsemän (7) vuorokauden kuluessa laskun saapumisesta. Itse palvelun toiminnallisia häiriöitä koskevat ilmoitukset tehdään palvelukohtaisen palvelutason mukaisesti.
Reklamaatio ei lykkää maksuvelvoitetta. Tilaaja suorittaa erääntyneet laskut eräpäivänä, ja mahdollinen hyvitys käsitellään reklamaation ratkettua. Aiheellisen reklamaation perusteella tehtävä hyvitys ei kohdistu jo toteutuneisiin kolmansien osapuolten kustannuksiin (kalustovuokrat, lisenssit, alihankinta, palvelinvaraukset), jotka veloitetaan toteutuneen mukaan riippumatta reklamaation lopputuloksesta.
VII — Riitojen ratkaisu
§7.1 Sovellettava laki ja riitojen ratkaiseminen
Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Osapuolet sitoutuvat ratkaisemaan mahdolliset erimielisyydet ensisijaisesti neuvottelemalla. Mikäli neuvottelut eivät johda tulokseen, riidat ratkaistaan toimittajan kotipaikan käräjäoikeudessa.
Sopimuksia on noudatettava — pacta sunt servanda. Tätä periaatetta noudatetaan myös siellä, missä kirjain laista loppuu; kaupallinen suhde perustuu lojaliteettiin ja hyvään tahtoon, ei ainoastaan sopimuksen pykäliin.
Liitteet näihin ehtoihin
Näiden yleisten ehtojen toimialakohtaiset täsmennykset annetaan erillisissä liitteissä:
— AV-erityisehdot — sovelletaan AV-, tapahtuma- ja kenttätoimituksiin
— IT-erityisehdot — sovelletaan IT-, palvelin-, verkko- ja pilvipalveluihin
Liitteet muodostavat näiden yleisten ehtojen osan. Niitä sovelletaan yhdessä yleisten ehtojen kanssa toimialan mukaan, ja toimialaliite menee yleisten ehtojen edelle omalla alaltaan.